ARGUS Field — Privacy policy
Applies to the ARGUS Field app (Android, iOS, web) and the ARGUS Knowledge Hub it connects to. Last updated: 9 October 2026.
1. Who is responsible
ARGUS is operated by INFN — Istituto Nazionale di Fisica Nucleare (National Institute for Nuclear Physics, Italy) for the people who maintain and operate its particle accelerators. INFN is the data controller for the data described here. Questions and requests about your data: andrea.michelotti@infn.it.
2. Who the app is for
ARGUS Field is a work tool for staff and authorised collaborators of INFN facilities. It can only be used with an account issued by the facility's identity provider. It is not intended for children. It shows no advertising, sells no data and contains no analytics, tracking or crash-reporting libraries.
3. What is collected, and why
| Data | When | Why |
|---|---|---|
| Your identity: name, e-mail address and the workspaces and roles your organisation gives you | When you sign in through your organisation's identity provider | To show you what you may see and record who made each change |
| Device registration: an installation identifier generated by the app, the platform (Android, iOS, web), the app version and the device's name | When you sign in | To let you see, and an administrator revoke, the devices signed in to your account |
| What you record: tickets, comments, documents, equipment records, labels, edits | When you save them | This is the purpose of the app; each change is kept with its author and time |
| Photos and videos | Only when you take one and attach it, or photograph a nameplate | As evidence on a ticket, piece of equipment or document. Location data embedded in photos (EXIF GPS) is removed by the server. |
| Recorded notes (audio) | Only when you record one | Attached to a record, or transcribed into a document you write (see section 4) |
| Location | Only when you choose "Where I am" | Attached to the record you chose, as its coordinates and accuracy. The app never tracks your location in the background. |
| Questions you ask the assistant (typed or spoken) and its answers | When you use Ask ARGUS | To answer from your organisation's records; the conversation is kept so you can return to it |
| Technical logs: time, address and outcome of each request to the server | Every request | Security and troubleshooting |
Camera, microphone and on-device processing
- Camera: used to read labels (QR codes and barcodes), to read printed text such as serial numbers, and to take the photos and videos you attach. Labels and printed text are read on the device (Google ML Kit); the image is not sent anywhere for that.
- Microphone: used when you speak a question or record a note. Spoken questions are turned into text by your device's speech-recognition service (on Android usually Google's, on iOS Apple's), which may process the audio under that provider's own privacy terms. Answers read aloud use the device's text-to-speech.
4. Who data is shared with
- Your organisation's ARGUS server, hosted on INFN Cloud infrastructure in Italy, which stores everything in section 3.
- The AI service your organisation has configured (a language-model, vision or speech-to-text endpoint, run by INFN or by a provider INFN has chosen). It receives only what is needed for the feature you use: your question and excerpts of the records needed to answer it; a nameplate photo to propose its values; a recording to transcribe; a draft's text to tidy. Documents marked confidential are not sent unless your organisation allows it. Nothing is kept by ARGUS from these calls beyond what you then save.
- Your organisation's identity provider, for signing in.
- GitHub (only in the version installed from GitHub): the app asks GitHub's public service whether a newer version exists. GitHub sees the request and your network address. The Google Play version is updated by Google Play.
- Google Play / Apple App Store, which distribute the app under their own terms.
- A maps app, only when you open a recorded location in it.
Data is not sold, and not shared for advertising.
5. On your device
Records you open are kept on the device, encrypted, for up to 7 days so that you can work without a network; changes made offline wait there, encrypted, until they are sent. Signing out removes all of it from the device, as does uninstalling the app.
6. How long data is kept
Records, documents and their history are kept for as long as your organisation needs them to operate and maintain its facilities, and as required by its document-retention rules. Server logs are kept for a limited period for security. Your account and devices are removed when your organisation removes your access.
7. Security
All traffic is encrypted (HTTPS). Access is limited to authenticated people, by workspace and role; restricted records are shown only to those authorised. Data on the device is encrypted with a key held in the device's secure storage.
8. Your rights
Under the EU General Data Protection Regulation you may ask to access, correct or delete your personal data, restrict or object to its processing, and receive it in a portable form. Write to the contact in section 1. You may also lodge a complaint with the Italian data-protection authority (Garante per la protezione dei dati personali, garanteprivacy.it).
9. Changes
This policy is updated when the app changes how it uses data; the date at the top says when.
Informativa sulla privacy (italiano)
Si applica all'app ARGUS Field (Android, iOS, web) e all'ARGUS Knowledge Hub a cui si collega. Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026.
1. Titolare del trattamento
ARGUS è gestito dall'INFN — Istituto Nazionale di Fisica Nucleare per il personale che mantiene e conduce i suoi acceleratori di particelle. L'INFN è titolare del trattamento dei dati qui descritti. Domande e richieste: andrea.michelotti@infn.it.
2. A chi è destinata l'app
ARGUS Field è uno strumento di lavoro per il personale e i collaboratori autorizzati delle strutture INFN; si usa solo con un account rilasciato dal sistema di identità della struttura. Non è destinata ai minori. Non mostra pubblicità, non vende dati e non contiene librerie di analisi, tracciamento o segnalazione degli arresti anomali.
3. Dati raccolti e finalità
- Identità (nome, e-mail, workspace e ruoli), all'accesso tramite il sistema di identità dell'organizzazione: per mostrare ciò che si è autorizzati a vedere e attribuire ogni modifica al suo autore.
- Registrazione del dispositivo (identificativo di installazione generato dall'app, piattaforma, versione dell'app, nome del dispositivo): per vedere i dispositivi collegati al proprio account e consentirne la revoca.
- Ciò che si registra (ticket, commenti, documenti, schede delle apparecchiature, etichette, modifiche): è lo scopo dell'app; ogni modifica è conservata con autore e data.
- Foto e video, solo quando li si scatta e allega o si fotografa una targhetta: come evidenza. I dati di posizione contenuti nelle foto (EXIF GPS) vengono rimossi dal server.
- Note vocali, solo quando le si registra: allegate a una scheda o trascritte in un documento.
- Posizione, solo scegliendo "Dove sono": allegata alla scheda scelta. L'app non rileva mai la posizione in background.
- Domande all'assistente e relative risposte: per rispondere a partire dai dati dell'organizzazione; la conversazione è conservata per poterla riprendere.
- Log tecnici delle richieste al server: sicurezza e diagnosi.
Fotocamera: legge etichette (QR, codici a barre) e testo stampato (es. numeri di serie) sul dispositivo (Google ML Kit), e scatta le foto e i video da allegare. Microfono: per le domande a voce, convertite in testo dal servizio di riconoscimento vocale del dispositivo (su Android di solito Google, su iOS Apple), che può trattare l'audio secondo i propri termini; e per le note vocali.
4. Con chi sono condivisi i dati
- Il server ARGUS dell'organizzazione, ospitato su INFN Cloud in Italia.
- Il servizio di intelligenza artificiale configurato dall'organizzazione (modello linguistico, di visione o di trascrizione, gestito dall'INFN o da un fornitore scelto dall'INFN), che riceve solo quanto serve alla funzione usata: la domanda e gli estratti necessari, la foto di una targhetta, una registrazione da trascrivere, il testo di una bozza. I documenti riservati non vengono inviati salvo autorizzazione dell'organizzazione.
- Il sistema di identità dell'organizzazione, per l'accesso.
- GitHub (solo nella versione installata da GitHub), per verificare se esiste una versione più recente: GitHub vede la richiesta e l'indirizzo di rete.
- Google Play / Apple App Store, che distribuiscono l'app secondo i propri termini; un'app di mappe, solo aprendo una posizione registrata.
I dati non sono venduti né condivisi a fini pubblicitari.
5. Sul dispositivo
Le schede aperte restano sul dispositivo, cifrate, fino a 7 giorni per lavorare senza rete; le modifiche fatte offline vi attendono, cifrate, fino all'invio. L'uscita dall'account e la disinstallazione le rimuovono.
6. Conservazione
Schede, documenti e loro storia sono conservati finché servono alla conduzione e manutenzione delle strutture e secondo le regole di conservazione documentale dell'organizzazione; i log del server per un periodo limitato. Account e dispositivi sono rimossi quando l'organizzazione revoca l'accesso.
7. Sicurezza
Tutto il traffico è cifrato (HTTPS); l'accesso è riservato a persone autenticate, per workspace e ruolo; i dati sul dispositivo sono cifrati con una chiave custodita nell'archivio sicuro del dispositivo.
8. Diritti
Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) è possibile chiedere l'accesso, la rettifica o la cancellazione dei propri dati, la limitazione o l'opposizione al trattamento e la portabilità, scrivendo al contatto della sezione 1, e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
9. Modifiche
L'informativa viene aggiornata quando l'app cambia il modo in cui usa i dati; la data in alto indica l'ultima modifica.